O Decreto-lei que regulamenta a fatura sem papel e o arquivo eletrónico de documentos entrou em vigor no passado sábado, 16 de fevereiro. A mudança deverá ser implementada de forma faseada, e embora algumas das regras sejam para pôr em prática no imediato, outras só produzem efeitos a 1 de janeiro de 2020.
Conheça desde já as principais alterações que o novo pacote legislativo vai introduzir.
O novo mundo das faturas sem papel
1. Fatura sem papel e arquivo eletrónico
Depois dos serviços como água, luz, gás e telecomunicações, a fatura sem papel vai poder finalmente tornar-se uma realidade no setor do retalho. Com a nova lei, os comerciantes podem deixar de imprimir faturas e passar a emiti-las só em suporte eletrónico, desde que o consumidor final aceite. As faturas são depois disponibilizadas no portal das Finanças e enviadas pelo vendedor por meio eletrónico, quer seja por email ou através de uma app.
Assim, as empresas podem dispensar a emissão da fatura em papel se:
- o cliente não solicitar a fatura em formato físico
- as faturas tiverem o número de identificação fiscal do adquirente
- as faturas forem processadas através de um programa informático certificado
- garantirem a transmissão das faturas em tempo real para a Autoridade Tributária (AT)
Além de criar as condições para a fatura sem papel, o novo diploma permite ainda que os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas passem a ser totalmente eletrónicos. E mesmo os documentos processados em papel passam a poder ser digitalizados e arquivados eletronicamente.
Com a introdução destas medidas, o Governo pretende promover "a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando a utilização de novos instrumentos tecnológicos”, pode ler-se no preâmbulo do diploma.
A fatura sem papel traz ainda um conjunto de outras vantagens para as empresas que têm, no entanto, a liberdade de decidir se querem e quando querem aderir a este novo projeto do fisco.
2. Código QR nas faturas a partir de janeiro de 2020
A partir de 1 de janeiro de 2020, as faturas terão também de incluir um código único de documento e um código de barras bidimensional (Código QR).
Atualmente, para garantir que parte do IVA relativo a despesas com saúde, alimentação e educação possa ser deduzido no IRS, é obrigatório que a fatura tenha o número de identificação fiscal do contribuinte, algo que a partir do próximo ano será dispensável. Com a introdução do código QR na fatura, basta o consumidor tirar-lhe uma fotografia com o telemóvel para a informação chegar automaticamente ao seu e-fatura.
Para os comerciantes, porém, a medida terá mais implicações. Não só serão obrigados a atualizar os seus programas de faturação (de modo a que as faturas emitidas possam gerar o tal QR code) como deixarão de saber quais as faturas que chegam efetivamente à AT, aumentando assim a probabilidade da deteção de fraudes, refere o jornal Expresso.
3. Empresas vão ter de comunicar à AT a localização dos equipamentos de faturação
Para combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscais, a nova legislação prevê ainda outros "mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos”. Para o efeito, as empresas vão passar a ter de comunicar à Autoridade Tributária, no Portal das Finanças:
- a identificação e localização dos estabelecimentos da empresa onde são emitidas as faturas
- a identificação dos equipamentos que usam para processá-las
- o número de certificado do programa utilizado em cada equipamento
- identificação das empresas que instalaram as soluções de faturação
De acordo com o diploma, "a identificação do local onde decorre a operação económica constitui não só uma importante medida de combate à fraude e evasão fiscais, mas é também um elemento necessário ao apuramento do IVA liquidado em cada concelho para efeitos de alocação parcial daquela receita aos respetivos municípios”.
No que toca a prazos, a comunicação destes dados deve ser feita por todas as empresas até 30 de junho, no Portal das Finanças e, daí em diante, sempre que haja alguma alteração, no período máximo de 30 dias.
4. Entrega dos ficheiros SAF-T até dia 10 de cada mês, a partir de 2020
À luz das novas regras, também os prazos para a entrega do ficheiro SAF-T se vão alterar. Este ano a data limite passa para dia 15 de cada mês, já com efeitos em março. De 2020 em diante, passa a ter de fazer-se até ao 10.º dia.
A redução de prazos, de acordo com o mesmo jornal, tem vários objetivos, entre os quais limitar a possibilidade de serem emitidas faturas com data anterior à real e fornecer ao Fisco a informação mais atempadamente. Para os contribuintes vai tornar possível o acesso à informação no seu e-fatura mais cedo. Já o Governo, passa a conhecer logo nos primeiros dias do mês os elementos que lhe permitem estimar a receita de IVA do período e o andamento da execução orçamental.
